Secretaria de empresa: Un requisito legal en Hong Kong
Según la Sección 474 de Companies Ordinance (Cap. 622), cada empresa privada Hong Kong debe nombrar un secretario de la empresa que sea una persona residente de Hong Kong o una empresa constituida en Hong Kong. El incumplimiento puede dar lugar a sanciones de hasta HKD 50,000 más una multa diaria por incumplimiento continuado.
Qué hace el Secretario de la Sociedad
Registros Estatutarios
Registros de directores, accionistas y controladores significativos.
Resoluciones del Directorio
Elaborar actas y resoluciones de decisiones clave.
Declaración Anual
Presentarse dentro de los 42 días siguientes al aniversario de constitución.
Cambiar presentaciones
Cambios de director, accionista, domicilio o nombre.
Plazos clave
| Presentación | Plazo | Penalización por perdérselo |
|---|---|---|
| Nombramiento de secretario de la sociedad | Dentro de los 6 meses siguientes a su constitución | Hasta HKD 50,000 + multa diaria |
| Rentabilidad anual | Dentro de los 42 días siguientes al aniversario de constitución | Pena creciente, aumenta con el retraso |
| Registro de Controladores Significativos | Se mantiene continuamente desde su incorporación | Multa por fallo de inspección |
Registro de Controladores Significativos
Hong Kong las empresas deben mantener un Registro de Controladores Importantes que identifique a las personas con control significativo sobre la empresa, disponible para inspección por parte de las autoridades policiales previa solicitud. Preparamos y mantenemos este registro como parte de nuestro servicio de secretaría.
Qué Manejamos
- Registros estatutarios: directores, accionistas, controladores significativos
- Presentación de declaración anual ante el Companies Registry
- Resoluciones del consejo y actas de decisiones claves de la empresa
- Cambios de consejero, accionista, domicilio o denominación social
- Custodia del sello común y chuleta de empresa
- Transferencias de acciones y modificaciones de documentos constitucionales
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Preguntas frecuentes
¿Puedo actuar como secretario de mi propia empresa?
Un administrador único no puede ser también el secretario de la empresa; la ley exige que los roles sean desempeñados por diferentes personas en ese caso específico. Si su empresa tiene varios directores, uno de ellos que sea residente de Hong Kong podría técnicamente servir, pero la mayoría de las empresas designan un secretario corporativo para que el rol continúe ininterrumpidamente independientemente de los cambios de personal o director.
¿Qué es el Registro de Responsables Significativos y quién puede consultarlo?
Es un registro que identifica a las personas con control significativo sobre la empresa, generalmente aquellas que poseen más del 25% de las acciones o derechos de voto, o que de otro modo ejercen una influencia significativa. Debe conservarse en el domicilio social de la empresa o en un lugar notificado y está disponible para su inspección por parte de las autoridades policiales Hong Kong previa solicitud, aunque no por el público en general.
¿Qué pasa si cambio de director sin avisar al Companies Registry?
Los cambios de director y accionista deben presentarse ante el Companies Registry dentro de un período específico; no hacerlo deja el registro público inexacto, lo que puede complicar la banca, los contratos o la diligencia debida que depende del registro oficial. También es técnicamente un incumplimiento de cumplimiento independiente de cualquier consecuencia comercial.
¿Necesito un nuevo secretario corporativo si el actual renuncia o cambia el proveedor del secretario corporativo?
Sí - una empresa Hong Kong no puede tener un hueco sin un secretario de empresa; se debe nombrar un reemplazo esencialmente inmediatamente después de la renuncia o destitución para seguir cumpliendo. Esta es una de las razones por las que un proveedor de secretaría corporativo es generalmente más resistente que una persona designada individualmente, ya que el rol no depende de la disponibilidad continua de una persona.
¿La declaración anual es lo mismo que la declaración anual del impuesto a las ganancias?
No, se trata de dos presentaciones separadas ante dos autoridades distintas. La declaración anual va al Companies Registry y confirma los datos básicos de su empresa (directores, accionistas, domicilio social); la declaración de impuestos sobre las ganancias va al Inland Revenue Department e informa su situación fiscal. Fallar cualquiera de los dos conlleva su propia penalización, y cumplir uno no satisface al otro.
