Unternehmenssekretär: Eine gesetzliche Anforderung in Hong Kong
Gemäß Abschnitt 474 des Companies Ordinance (Cap. 622) muss jedes Hong Kong Privatunternehmen einen Firmensekretär ernennen, der entweder eine in Hong Kong ansässige Einzelperson oder ein in Hong Kong eingetragenes Unternehmen ist. Bei Nichteinhaltung können Strafen von bis zu HKD 50.000 zuzüglich einer täglichen Geldstrafe bei fortgesetzter Nichterfüllung verhängt werden.
Was der Unternehmenssekretär tut
Statutarische Register
Aufzeichnungen von Direktoren, Aktionären und wichtigen Controllern.
Vorstandsbeschlüsse
Bereiten Sie Protokolle und Beschlüsse für wichtige Entscheidungen vor.
Jährliche Rendite
Einreichung innerhalb von 42 Tagen nach dem Gründungstag.
Einreichungen ändern
Direktoren-, Aktionärs-, Adress- oder Namensänderungen.
Wichtige Fristen
| Einreichung | Frist | Strafe fürs Verpassen |
|---|---|---|
| Ernennung zum Firmensekretär | Innerhalb von 6 Monaten nach der Gründung | Bis zu HKD 50.000 + Tagesgeld |
| Jährliche Rendite | Innerhalb von 42 Tagen nach dem Gründungsjubiläum | Eskalierende Strafe, erhöht sich mit der Verzögerung |
| Register der maßgeblichen Verantwortlichen | Kontinuierliche Pflege seit der Gründung | Gut, wenn die Inspektion fehlgeschlagen ist |
Register der maßgeblichen Verantwortlichen
Hong Kong Unternehmen müssen ein Register der maßgeblichen Verantwortlichen führen, in dem Personen mit erheblicher Kontrolle über das Unternehmen identifiziert werden, das den Strafverfolgungsbehörden auf Anfrage zur Einsichtnahme zur Verfügung steht. Wir erstellen und pflegen dieses Register im Rahmen unseres Sekretariatsdienstes.
Was wir handhaben
- Statutarische Register: Direktoren, Aktionäre, bedeutende Controller
- Jährliche Steuererklärung beim Companies Registry
- Vorstandsbeschlüsse und Protokolle für wichtige Unternehmensentscheidungen
- Änderungen des Direktors, des Aktionärs, der eingetragenen Adresse oder des Firmennamens
- Sorgerecht für das gemeinsame Siegel und den Firmenstempel
- Anteilsübertragungen und Satzungsänderungen
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich als mein eigener Firmensekretär fungieren?
Ein alleiniger Geschäftsführer kann nicht gleichzeitig auch der Firmensekretär sein – das Gesetz schreibt vor, dass die Rollen im Einzelfall von verschiedenen Personen besetzt werden müssen. Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Direktoren verfügt, könnte einer von ihnen, der in Hong Kong ansässig ist, technisch gesehen das Amt ausüben, aber die meisten Unternehmen ernennen einen Unternehmenssekretär, sodass die Funktion ununterbrochen weitergeführt wird, unabhängig von Personal- oder Direktorwechseln.
Was ist das Register der maßgeblichen Verantwortlichen und wer kann es einsehen?
Dabei handelt es sich um ein Register zur Identifizierung von Personen mit maßgeblicher Kontrolle über das Unternehmen – in der Regel Personen, die mehr als 25 % der Aktien oder Stimmrechte halten oder auf andere Weise maßgeblichen Einfluss ausüben. Es muss am Sitz des Unternehmens oder an einem bekannt gegebenen Ort aufbewahrt werden und steht den Strafverfolgungsbehörden auf Anfrage zur Einsichtnahme zur Verfügung, jedoch nicht der Öffentlichkeit.
Was passiert, wenn ich den Direktor wechsle, ohne den Companies Registry zu benachrichtigen?
Direktoren- und Aktionärsänderungen müssen innerhalb einer bestimmten Frist beim Companies Registry eingereicht werden. Wird die Einreichung unterlassen, sind die öffentlichen Aufzeichnungen ungenau, was Bankgeschäfte, Verträge oder Due-Diligence-Prüfungen, die sich auf das offizielle Register stützen, erschweren kann. Es handelt sich auch technisch gesehen um einen Compliance-Verstoß, der keine wirtschaftlichen Folgen hat.
Benötige ich einen neuen Unternehmenssekretär, wenn mein derzeitiger zurücktritt oder der Anbieter des Unternehmenssekretärs wechselt?
Ja – ein Hong Kong-Unternehmen kann ohne einen Firmensekretär keine Lücke haben; Um die Vorschriften einzuhalten, muss im Wesentlichen sofort nach dem Rücktritt oder der Abberufung ein Ersatz ernannt werden. Dies ist einer der Gründe, warum ein Unternehmenssekretariatsdienstleister im Allgemeinen belastbarer ist als ein einzelner Mitarbeiter, da die Rolle nicht von der kontinuierlichen Verfügbarkeit einer Person abhängt.
Entspricht die jährliche Steuererklärung der jährlichen Gewinnsteuererklärung?
Nein – es handelt sich um zwei separate Einreichungen bei zwei verschiedenen Behörden. Die jährliche Rendite geht an den Companies Registry und bestätigt die grundlegenden Angaben Ihres Unternehmens (Direktoren, Aktionäre, eingetragener Sitz); Die Gewinnsteuererklärung geht an den Inland Revenue Department und meldet Ihre Steuersituation. Das Verfehlen eines der beiden führt zu einer eigenen Strafe, und das Erfüllen des einen befriedigt das andere nicht.
